Existen conceptos extendidos como ERP o sistema integral de gestión para las empresas. Permiten gestionar los datos de las compañías por módulos en función a actividades (Contabilidad, Stocks, Facturación, Producción…).

Los ERP priman el registro y control de los datos operativos para la gestión de la empresa. Esto es necesario para poder realizar las actividades del día a día, pero cuando la dirección pretende obtener información alineada con su plan estratégico, en la mayoría de casos estas plataformas son insuficientes para satisfacer esa demanda, tanto en contenido como en tiempo. La gran cantidad de información no puede ser manejada de manera eficiente, requiriendo un considerable esfuerzo de elaboración de los datos disponibles para obtener la información deseada.

Esto genera interrogantes: ¿es capaz mi sistema de proporcionarme la información de la realidad de mi empresa en tiempo y forma?, ¿cómo puedo conjugar de forma fácil mis datos con otros externos que son vitales?, ¿qué esfuerzo debo dedicar a procesarlos para conocer y entender lo que sucede?, ¿qué fiabilidad tiene el resultado?…

La respuesta reside en las plataformas de Business Intelligence (BI), que surgieron hace años poniendo el foco en el análisis real y profundo de la información, proporcionando agilidad y precisión en el análisis a los que toman decisiones.

El pilar fundamental de las herramientas Business Intelligence es generar conocimiento. Veamos un ejemplo:

• Los sistemas tradicionales manejan datos básicos, pero éstos son abstractos (Ventas [6]=25.000).
• Generan información con listados y estadísticas incorporados (las ventas en Junio son 25.000 euros, un 3% superior al año anterior).
• Analizando esa información se obtiene conocimiento (el éxito se debe a la mayor penetración de dos productos en el mercado Europeo y al objetivo alcanzado por la red ventas con campañas de descuentos por volumen).

Las herramientas Business Intelligence buscan generar conocimiento dentro de la empresa en sus distintas áreas, siendo especialmente útiles a las personas que las dirigen, dotadas de la inteligencia del negocio, para las que una información precisa y completa es esencial:

• En un análisis básico podremos pasar de saber si nos va bien, a determinar las áreas de negocio que generan más beneficio tanto a nivel de productos, como de zonas, tipos de cliente, u otras clasificaciones.
• En análisis más complejos conoceremos la rentabilidad real de nuestros productos, áreas de mejora e incluso realizar proyecciones a futuro de nuestro negocio, conjugando información de nuestros sistemas integrados (ERP, CRM…) o auxiliares (páginas web, hojas de cálculo,…).

Y todo desde el punto de vista de quien toma decisiones, ya que podrá componer la información y llegar a conclusiones de forma autónoma sin depender de un técnico informático, y compartirlas con el resto de la empresa.

Para concluir, a una herramienta BI debemos pedirle:

• Observar que ocurre.
• Comprender por qué ocurre.
• Predecir que puede ocurrir.
• Decidir el camino que debemos seguir.
• Colaborar para que el equipo humano sepa lo que debe hacer.

Sin duda estas herramientas son el complemento perfecto para nuestros sistemas de información, ya que simplifican enormemente la toma de decisiones. Si Vd. todavía no está usándolas, anímese a explorarlas.

Artículo incluido en la Revista Vida Económica ¿BUSINESS INTELLIGENCE? Sépalo en 5 minutos(pdf)