Control de costes: la respuesta a la crisis
«Recortes”, “ahorro”, “costes”, son palabras que oímos todos los días y a todas horas, sobre todo referidas a la macro economía y a las finanzas del estado, pero también son términos presentes en la economía familiar. ¿Quién no ha “recortado” determinados gastos en casa…? Y, por supuesto, en la gestión de cualquier empresa, en donde es vital acertar con cada céntimo que gastamos, pero… ¿Cómo conseguimos esto?
En estos momentos, conseguir financiación para una PYME es casi misión imposible, por lo que el ‘control de costes’ se hace aun más imprescindible, para analizar y optimizar cualquier gasto que realicemos en nuestra empresa y así anticiparnos a posibles problemas.
Cuántas veces hemos oído, ‘esta empresa murió de éxito’, esto puede pasar por diferentes razones:
• No asumir bien su crecimiento.
• Falta de control.
• No ser capaces de dilucidar de forma rápida y dinámica que áreas, productos o servicios son más rentables y cuales menos.
Todas las empresas hacen un análisis financiero de su situación, pero ¿Cuántas de ellas analizan sus costes de manera eficiente? Para ser realmente efectivos en nuestra gestión de costes debemos tener en cuenta al menos los siguientes puntos:
• Nuestros costes deben ser lo más reducido posible, pero siempre buscando la eficiencia y competitividad, sin olvidar la Calidad.
• Aumentar nuestro conocimiento en cuanto a control de costes incrementando nuestra productividad.
• Identificar y potenciar las acciones que permitan incrementar los resultados de rentabilidad de la empresa.
• Automatizar al máximo el proceso de análisis, con una solución tecnológica que nos permita: cesiones de costes automáticas por diferentes criterios, reparto de costes indirectos y de estructura por diferentes unidades sobre los costes directos, reduciendo al máximo los tiempos de proceso de la información.
• Establecer presupuestos independientes por centros de coste, naturaleza del gasto, unidad de obra.
• Facilitar la recogida de datos de los diferentes sistemas que intervengan en el análisis.
Por otro lado, todos estos datos nos aportan información útil para valorar y evaluar los stocks, planificar, estudiar el precio de venta más adecuado, evaluar el desempeño, mejorar el control y la gestión operacional, analizar diferentes alternativas presupuestos y posibles desvíos.
En empresas con un componente productivo de cierta importancia, como es el caso de las empresas agroalimentarias, existen gastos indirectos que se tienen que poder repartir por diversos criterios.
Por ejemplo, en una empresa hortofrutícola, podemos llegar a saber exactamente el coste real por unidad cosechada.
En este proceso intervienen, el cultivo, la producción, la comercialización, la distribución y diferentes tipos de costes, tierra, mantenimiento, abonos, fitosanitarios etc, que tendremos que repartir y repercutir para ese cálculo, si se hace manualmente el proceso es complejo y engorroso, si lo automatizamos tendremos la información de forma inmediata.
En el caso de los Puertos, que pagan sus tasas a Puertos del Estado en función de su analítica de costes, el no tener automatizado este proceso puede suponer perder mucho dinero.
En el Puerto de Gijón después de implementar un sistema de este tipo, no solamente saben que tasas tienen que pagar en cada momento, también conocen perfectamente la rentabilidad que obtienen, por línea de negocio, por tipo de tráfico (contenedores, pasajeros…), etc.
En resumen es un excelente complemento de la contabilidad financiera que nos permite capturar, registrar, clasificar, analizar e interpretar los ingresos y gastos como ayuda para conocer y mejorar la actividad productiva y su eficacia y constituye una herramienta fundamental para la toma de decisiones, con un rápido retorno de la inversión.
La alta competitividad, la constante evolución de las empresas, la vertiginosa transformación de los equipos técnicos empleados, la enorme expansión de los mercados y como consecuencia la tendencia permanente al incremento de costes, hacen imprescindible la implantación de un sistema de gestión de costes, que, en definitiva, lo que consigue es aumentar nuestra rentabilidad.
CEO Besoftware BSW
Artículo incluido en la Revista Vida Económica Control de costes: la respuesta a la crisis (pdf)
