Ante la decisión de incorporar un software de gestión empresarial o una nueva solución para áreas concretas del negocio, surgen una serie de preguntas:

¿Sé realmente lo que quiero/necesito?, ¿dónde y cómo lo encuentro?, ¿será un sistema que se vaya adaptando a mí o será un corsé ya hecho a medida?, ¿mi personal lo percibirá como una ayuda o como un inconveniente?, ¿quién lo implante tiene la experiencia suficiente como para hacerlo bien?, ¿podrá aportar valor adicional en este proceso?

Desde nuestra experiencia exponemos algunas de las claves que pueden asegurar el éxito.

Los sistemas de información han de disponer en un alto porcentaje de la funcionalidad que requiere la compañía, y además, deben ser adaptables para cambiar con ella.

Las adaptaciones a necesidades específicas de cada compañía responden, generalmente, a los elementos diferenciadores con la competencia. Partiendo de una solución estándar, ésta ha de posibilitar la implementación ágil de los requisitos que no estén soportados inicialmente.

Obviar los elementos diferenciadores por la implantación de un sistema estándar, intentando forzar la compañía al sistema, es uno de los errores graves en la implantación de una solución de gestión empresarial. Igual de erróneo es centrarse en las excepciones, convirtiéndolas en la esencia del sistema: supondría particularizar procesos no tan relevantes que deberían ser revisados buscando alternativas que se incluyan en los procedimientos regulares de la gestión.

Recordemos que los sistemas de información son herramientas, por sí mismos no gestionan las empresas. Sí que nos van a dar la oportunidad de examinar los procesos de negocio para mejorarlos.

Tras estas consideraciones, las dos primeras variables de la fórmula serán:

SE: Solución Estándar que cubre funcionalmente un alto porcentaje.
CA: Capacidad de Adaptación de la solución para áreas concretas.

A continuación, observamos con frecuencia que existen actividades del negocio para las que los responsables requieren soluciones especializadas (o ya disponen de ellas): Producción, CRM, Mantenimiento, etc…

En estos casos, la opción más interesante es integrar los sistemas: la comunicación controlada entre distintas actividades de la compañía conduce a un uso eficaz de la información.

Así, la tercera variable de nuestra fórmula será:

HI: Herramientas de Integración para incorporar aplicaciones (propias o de terceros), que cubran actividades especializadas.

Finalmente, la fórmula no estaría completa sin tener en consideración el factor más importante de todo el proceso de gestión: las personas (variable P).

Los que determinan finalmente el éxito o el fracaso de cualquier implantación son los equipos de trabajo, interno y externo, que abordan cada proyecto.

La misma herramienta, implantada por empresas (personas) distintas, consigue distintos resultados; un equipo que no impulse el cambio, puede propiciar el fracaso del proyecto.

Con la conjunción ordenada de estos factores, aseguramos el éxito en la implantación de una solución de gestión en la compañía.

Artículo incluido en la Revista Vida Económica Nuestra Fórmula para el éxito: Éxito = (SE + CA + HI)p (pdf)